Sekretariat

Sekretariat pada Dinas ESDM Kalimantan Utara memiliki peran penting dalam mendukung operasional dan administrasi perkantorat. Tugas dan fungsi Sekretariat meliputi administrasi umum, koordinasi internal, pengelolaan dokumen, serta pelayanan pelanggan internal untuk memastikan kelancaran dan efisiensi kerja dinas serta pemenuhan kewajiban administratif yang diperlukan. 

Saat ini Sekretariat membawahi 2 sub bagian, yaitu :

1. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
2. Sub Bagian Keuangan

Tugas dan Fungsi Bidang Sekretariat:

1. Administrasi Umum: Bidang Sekretariat bertanggung jawab atas administrasi umum dalam mendukung operasional Dinas ESDM di tingkat provinsi. Ini mencakup manajemen jadwal, pengelolaan ruang kantor, dan penyimpanan dokumen.

2. Koordinasi Internal: Bidang ini berperan sebagai titik koordinasi internal dalam Dinas ESDM. Mereka membantu dalam menjadwalkan pertemuan internal, memfasilitasi komunikasi antar bagian, dan memastikan informasi yang dibutuhkan oleh berbagai unit tersedia.

3. Korespondensi dan Dokumentasi: Bidang Sekretariat mengelola korespondensi internal dan eksternal. Mereka membantu dalam penyusunan surat resmi, memo, laporan, dan dokumentasi lainnya yang diperlukan.

4. Pelayanan Pelanggan Internal: Mereka memberikan pelayanan pelanggan internal dengan menyediakan dukungan administratif kepada seluruh staf dan manajemen dalam Dinas ESDM. Ini mencakup permintaan informasi, perjalanan dinas, dan logistik.

5. Manajemen Rapat dan Acara: Bidang ini bertanggung jawab untuk mengatur, mendokumentasikan, dan memfasilitasi rapat internal dan eksternal yang dihadiri oleh personel dan pemangku kepentingan terkait.

6. Manajemen Arsip: Mereka mengelola dan merawat arsip dan dokumen penting yang terkait dengan aktivitas Dinas ESDM. Ini termasuk penyimpanan, pencatatan, dan pemeliharaan arsip yang sesuai dengan regulasi.

7. Ketertiban dan Keamanan: Bidang Sekretariat bertanggung jawab untuk menjaga ketertiban dan keamanan ruang kantor serta aset-aset fisik Dinas ESDM, termasuk barang inventaris dan peralatan kantor.

8. Pengelolaan Anggaran: Mereka dapat membantu dalam pengelolaan anggaran yang terkait dengan operasional Dinas ESDM, termasuk pemantauan pengeluaran dan penyiapan laporan keuangan.

9. Pengembangan Prosedur dan Kebijakan: Mereka dapat berkontribusi dalam pengembangan dan perbaikan prosedur internal dan kebijakan yang berkaitan dengan administrasi dan manajemen kantor.

10. Komunikasi Internal: Bidang Sekretariat berperan dalam memfasilitasi komunikasi internal yang efektif antara manajemen, staf, dan unit-unit lain dalam Dinas ESDM.

11. Pelayanan Informasi Publik: Mereka dapat memberikan informasi kepada publik atau pemohon yang mencari informasi yang berkaitan dengan Dinas ESDM dan kegiatan yang dilakukan oleh dinas tersebut.

12. Kepatuhan Terhadap Regulasi: Bidang Sekretariat memastikan bahwa semua tugas dan fungsi yang mereka jalankan sesuai dengan regulasi, peraturan, dan kebijakan yang berlaku.